bigpo.ru
добавить свой файл
1 2
Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени Г.Р.ДЕРЖАВИНА

АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВА

КАФЕДРА БИБЛИОТЕКОВЕДЕНИЯ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ


УТВЕРЖДЕНО

на заседании кафедры

« » 200 г.

протокол №

Заведующий кафедрой

Пронина Л.А.


Рабочая программа дисциплины

«Автоматизированные системы службы ДОУ»

для специальности

032001 – Документоведение и документационное обеспечение управления


Составитель: Жуликова О.В.,

к.соц.н., доцент


Тамбов-2009

Введение

Курс "Автоматизированные системы службы ДОУ" дает возможность студентам познакомится с принципами работы и многообразием автоматизированных систем документооборота. Изучение данной дисциплины способствует пониманию необходимости внедрения систем электронного документооборота в деятельность любой организации, а также приобретению опыта оценки возможностей и сложности выбранной системы. Этот курс позволяет не только расширить научный кругозор специалиста-документоведа, но и освоить практические навыки работы с автоматизированными системами службы ДОУ.

Цель курса: формирование навыков работы с программами автоматизированного документооборота, развитие умений по составлению документации и отчетности в электронном в виде с использованием специальных программ и информационных систем

Задачи курса:

изучение теоретических и методических основ автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления;

освоение понятийного аппарата, терминологии, определений и формулировок, используемых в современной практике автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления;

выработка практических навыков сбора, обобщения, систематизации и анализа фактических данных в системах автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления;

освоение методов оценки эффективности систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; изучение методических основ и практики внедрения систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления.

Студент должен знать: теоретические и методологические основы автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; теоретические основы исследования систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; методы исследования и анализа систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; основы организации работы в системах автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; методы оценки эффективности и выбора систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления.

Студент должен уметь: формулировать задачи исследовательской работы; планировать и выбирать систему автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; оценивать эффективность тех или иных систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; планировать и организовывать работу систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; составлять и вести документацию в системах автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления; оценивать экономическую эффективность и результатов внедрения систем автоматизации деятельности служб документационного обеспечения управления.

1. Учебный план дисциплины








Всего

Лекции

Семинары

Самост. работа

Формы итогового контроля

8-й семестр

80

20

20

40

зачет



2. Тематический план курса по дисциплине







Название

Число

аудиторн. часов

Лекция

Семинар

8-ой семестр



  Задачи и пути внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления

2

2



Электронный документооборот как эффективный инструмент управления

2

2



 Системы автоматизации документооборота

2

2



 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях

2

2



Электронный документооборот внутри организации

2

2



Технологии программной реализации автоматизированных систем документационного обеспечения управления

2

2



Эксплуатационные характеристики автоматизированных систем документационного обеспечения управления

2

2



Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий

2

2



Оценка эффективности внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления

2

2



Федеральная целевая программа «Электронная Россия»

2

2




Итого за 8-ой семестр:

20

20



3. Содержание тем курса.

ЛЕКЦИИ

Тема 1.   Задачи и пути внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления


Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи: - документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов); - обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение); - обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения; учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей); - автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечение поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов). Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской - в течение всего их жизненного цикла.

Тема 2. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления


Применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение. Автоматизация работы делопроизводственного персонала на начальном этапе автоматизация делопроизводства ограничивалась автоматизацией деятельности традиционных делопроизводственных служб - установка одного или нескольких компьютеров в канцелярии и замена бумажных журналов/картотек на электронные, в которые заносились сведения о документах, их перемещении и исполнении. Эффект от такой "электронной канцелярии" заключался в ускорении и облегчении поиска сведений о документах, отслеживаемых канцелярией предприятия. Следующим этапом стало включение в единый сетевой контур документооборота всех делопроизводственных служб подразделений предприятия. При этом взаимосвязанные электронные картотеки и журналы подразделений хранятся на сервере делопроизводства. При такой системе сведения о прохождении бумажных документов, формируемые непосредственно в подразделениях, автоматически становятся доступными для всего делопроизводственного персонала предприятия. Однако прежнее разделение функции на делопроизводственный учет и содержательную работу с документами сохраняется, поэтому данная система обслуживает в основном делопроизводственную службу предприятия и этим во многом ограничивается ее влияние на эффективность его работы в целом.


Тема 3.  Системы автоматизации документооборота

В конце 80-х - начале 90-х гг. появились и начали интенсивно развиваться ряд новых технологий, успешно используемых в совре-менных системах автоматизации документооборота: технологии обработки изображений документов (Imaging System); системы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition System, OCR); системы управления документами, СУД (Document Management System, DMS); полнотекстовые базы данных (Full-Text System); системы автоматизации деловых процедур, АДП (Work-Flow System); Программное обеспечение для рабочих групп (Groupware). Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления документами (СУД) предназначены для ав-томатизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов

Лидером на мировом рынке СУБД является компания Documentum (продукт Enterprise Document Management). Программное обеспечение для рабочих групп (groupware) предназначено для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляет задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Системы класса groupware позволяют автоматизировать такую деятельность, которая не вписывается в стандартные схемы реляционных баз данных. Например, взаимодействие большого числа людей, исполняющих различные работы в физически удаленных друг от друга местах. Такие приложения могут обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию. Основными функциями ПО для рабочих групп являются: электронная почта; поддержка видеоконференций/совещаний; управление изображениями документов; совместное использование документов; маршрутизация документов; календарное планирование. Лучшими системами класса groupware считаются: Lotus Notes компании Lotus Development, Link Works компании Digital Equipment, Group Wise компании Novel.


Тема 4.  Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях

Выбор компании, занимающейся разработкой и внедрением автоматизированной системы ДОУ не менее важен, чем выбор самой АС ДОУ. основные требования к компании, занимающейся разработкой и внедрением АС ДОУ: 1. Надежность компании (наличие известного на рынке имен; проведение и участи в специализированных мероприятиях; долговременный стаж работы в отрасли; финансовая стабильность компании; периодичность выхода обновленных версий программного продукта; уровень взаимоотношений с компаниями-разработчиками базового программного продукта); 2. Соответствующая организационная структура компании (наличие собственного офиса; наличие специализированных департаментов в компании; наличие достаточных возможностей для технического сопровождения и модификации АС ДОУ в ходе ее долговременной эксплуатации наличие представительств в регионах; контакты с производителями встраиваемых модулей (средств ЭЦП, защиты информации и т.д.); 3. Соответствующий кадровый состав компании (количественный состав компании; уровень образования сотрудников компании (наличие докторов и кандидатов наук); гарантированное количество, уровень образования, стаж работы и количество успешно реализованных проектов группы, занимающейся автоматизации конкретной организации); 4. Наличие технологической и методической документации (задокументированая технология внедрения; собственные технологические стандарты разработки программных продуктов; технологическое описание АС ДОУ; методики и программы обучения администраторов и пользователей; руководство администраторов; руководство пользователей; типовые договора поставки и внедрения автоматизированных систем; отчетная документация); 5. Возможность обучения (количественный состав, опыт работы и квалификация сотрудников компании, занимающиеся обучением администраторов и пользователей; наличие учебных помещений; техническое оснащение учебных помещений); 6. Наличие успешно реализованных проектов по внедрению (общее количество успешно реализованных проектов; количество внедрений в аналогичных предприятиях и организациях; письменные отзывы о работе АС ДОУ от пользователей); 7. Поддержка долговременной работы АС ДОУ (гарантийная техническая поддержка; дистанционная техническая поддержка (по телекоммуникационным каналам связи); консультации в компании; выезд специалистов по технической поддержке в организацию); 8. Обеспечение этапности внедрения системы (внедрение АС ДОУ предусматривает следующие этапы: анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий; разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов; анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения АС ДОУ; выполнение пилотного проекта; утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения АС ДОУ; выбор и поставка необходимых для внедрения АС ДОУ аппаратно-программных средств; поставка и инсталляция АС ДОУ; адаптация и настройка АС ДОУ; перенос и конвертация данных из унаследованных систем; обучение системных администраторов и пользователей работе с АС ДОУ; подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования АС ДОУ; разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации; завершение внедрения АС ДОУ, сдача ее в промышленную эксплуатацию; сопровождение CЭД).


Тема 5. Электронный документооборот внутри организации

Использование электронной почты и других электронных каналов для доведения информации еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Категории документов, для которых следует использовать электронный документооборот внутри организации. В условиях применения корпоративных информационных систем электронные документы или электронные копии документов могут включаться в базы данных для обращения к ним пользователей из числа работников организации. Документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления; документы, поступающие от корреспондентов, переписка с которыми имеет особое значение для организации (например, государственные организации или особо важные партнеры, корпоративные клиенты); распорядительные документы организации (приказы по основной деятельности, распоряжения); исходящая переписка (конкретные группы документов, выделяемые по корреспондентскому признаку, по уровню подписания или по конкретным вопросам) и т.п.; внутренняя переписка между подразделениями организации. Исходя из состава документации организации и имеющихся ресурсов целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (например, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.).


Тема 6. Технологии программной реализации автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих стандарты Internet/Intranet.

Эталонная модель Взаимосвязи Открытых Систем - ВОС (Open System Interconnection -OSI). Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты: - коммуникационные стандарты (OSI); - стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc); - стандарты для СУБД (ODBC, SQL). В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации , закрепленными в Федеральном законе "О техническом регулировании" № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г., международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15489 национальных стандартов по управлению деловой документацией.

Изучение основных промышленных стандартов: - коммуникационные стандарты (OSI); - стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc); - стандарты для СУБД (ODBC, SQL).


Тема 7. Эксплуатационные характеристики автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления: - простота ввода в действие; - масштабируемость; - разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы; - важность протоколирования работы; - наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее популярных средств создания и редактирования документов (в частности, Microsoft Office).

Масштабируемость - обеспечение функционирования системы при повышении количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования.

Важнейшими характеристиками устойчивости АС ДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются: независимость функционирования рабочих мест друг от друга, время восстановления сеанса после его аварийного завершения, наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования. Автоматизированная система также должна быть адекватной текущему положению дел в конкретной предметной области, приобретена у солидной фирмы-разработчика, специализирующейся на производстве программных продуктов для этого вида деятельности.


Тема 8. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий

Процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям: 1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - "развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений". Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива. 2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА) (для всех архивов объединения), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА).


Тема 9. Оценка эффективности внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления -это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации.

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей: - прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды); - эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система [скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д.] (неисчисляемые выгоды). Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг. Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа.

Стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов: - экономия времени за счет повторного использования документов; - экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации; - ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.


Тема 10. Федеральная целевая программа «Электронная Россия»

Важным результатом распространения ИКТ и проникновения их во все сферы общественной жизни является создание правовых, организационных и технологических условий для развития демократии за счет реального обеспечения прав граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002-2010 годы)" должна обеспечить формирование нормативной правовой базы в сфере ИКТ, развитие информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, сформировать условия для подключения к открытым информационным системам (в том числе посредством сети Интернет ), а также обеспечить эффективное взаимодействие органов государственной власти и органов местного самоуправления с гражданами и хозяйствующими субъектами на основе широкого внедрения ИКТ.

Основными целями Программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ, обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей. Реализация Программы позволит: эффективно использовать интеллектуальный и кадровый потенциал России в сфере ИКТ; обеспечить гармоничное вхождение России в мировую экономику на основе кооперации и информационной открытости; преодолеть отставание России от развитых стран в уровне использования и развития ИКТ; обеспечить равноправное вхождение граждан России в глобальное информационное сообщество на основе соблюдения прав человека, в том числе права на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также права на обеспечение конфиденциальности любой охраняемой законом информации, имеющейся в информационных системах.


СЕМИНАРЫ

Тема 1. Задачи и пути внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления

  1. Каковы основные цели и задачи автоматизированного документооборота на предприятии?

  2.  Назовите основные формы документов на предприятии

Основная литература

  1.  Андреева В. И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И. Андреева. - 10-е изд., перераб. и доп. - М.: Управление персоналом, 2005. - 200с.

  2.  Березина Н. М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 272с.

  3.  Кудряев В. А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А. Кудряев, В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2002. - № 3. - С. 13-16.

Дополнительная литература

  1.  Делопроизводство: (организация и технология документационного обеспечения и управления) : учебник для вузов/ Кузнецова Т. В. [ и др.]. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 356с.

  2. Паневчик В. В. Делопроизводство: учеб. пособие для сред. спец. учеб. заведений / В.В. Паневчик. - 2-е изд. - Минск: Высш. школа, 2003.


Тема 2. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления

  1. Назовите набор документов и порядок составления документов в малом предприятии

  2.  Каковы основные правила ведения документооборота?

Основная литература

  1. Березина Н. М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2006. - 272с.

  2.  Басанов В. В. Делопроизводство (ДОУ): учеб. пособие для студентов общеобразоват. учреждений средн. профессионального образования / В.В. Басонов. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.:Издательско-торговая корпорация "Дашков и К0", 2004. - 336 с.

  3.  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд РФ, 1998.

Дополнительная литература

  1.  Кузнецова Т. В. Вопросы документационного обеспечения управления в типовых регламентах федеральных органов исполнительской власти / Т.В.Кузнецова // Делопроизводство. - 2005. - № 4. - С.4-5.

  2.  Кудряев В. А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А. Кудряев, В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2002. - № 3. - С. 13-16.

  3.  Санкина Л. В. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Л.В. Санкина // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С. 24-26.



Тема 3. Системы автоматизации документооборота

  1. Каковы основные функции ПО документооборота?

  2. В чем основное предзназначение СУД?

  3. В чем разница между переводом и перемещением?

Основная литература

  1. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб. для студентов высш. учеб. заведений / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.В. Быкова и др.; Под ред Т.В. Кузнецовой. - М.:ЮНИТН-ДАНА, 2002. - 359 с.

  2. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, А.В. Пшенко и др.; Под ред. И.К. Корнеева. - М.: Проспект, 2004. - 608 с.

  3. Митченко О. Ю. Делопроизводство в органах местного самоуправления: к постановке проблемы / О.Ю. Митченко // Делопроизводство. - 2004. - № 1.- С. 19-21.

Дополнительная литература

  1.  Санкина Л. В. Должностной и численный состав службы делопроизводства / Л.В. Санкина // Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С. 24-26.

  2.  Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие / А.В. Пшенко. - М: ФОРУМ-ИНФРА-М, 2002. - 256 с.


Тема 4. Рекомендации по выбору автоматизированных систем документооборота

  1. Назовите основные критерии выбора программы АС ДОУ

  2.  Каковы основные технические критерии?

  3.  Что в себя включают параметры документационной системы?

Основная литература

  1.  Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения и управления (АС ДОУ) в организациях / ВНИИДАД. - М.,2003. - 84с.

  2.  Новак Б. В. Кадровый учет на компьютере / Б.Новак. - СПб.: Питер, 2007. -208с.: ил.

Дополнительная литература

  1.  Кудряев В. А. Организация деятельности службы делопроизводства / В.А. Кудряев, В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 2002. - № 3. - С. 13-16.

  2.  Кузнецова Т. В. Вопросы документационного обеспечения управления в типовых регламентах федеральных органов исполнительской власти / Т.В.Кузнецова // Делопроизводство. - 2005. - № 4. - С.4-5.





следующая страница >>