bigpo.ru
добавить свой файл
1 2
ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ


План:



1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.

2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.

3. Характеристика и правила оформления и составления информационно-справочных документов.


1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.



Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Основные функции документов:

  • Информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

  • Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

  • Коммуникативная(документы являются средством обмена информацией);

  • Правовая(документ может являться письменным доказательством в суде);



Общая схема классификации документов



Документы, функционирующие в сфере управления делятся:

По видам:

 Организационные документы: устав, структура, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностная инструкция.

Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение.

Информационно-справочные документы:

Справочно-информационные документы

Справочно-аналитичеcкие документы

протокол;

докладная записка;

предложение;

объяснительная записка;

заявление;

представление;

служебное письмо;

телеграмма, телефонограмма;

телекс, факсограмма.


акт;

справка;

сводка;

заключение;

отзыв;

список;

перечень.

По личному составу: приказ, личное дело, заявление, трудовая книжка, характеристика и др.


2. По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.


3. По содержанию: простые, сложные.


4. По происхождению: официальные, личные.


5. По срокам исполнения: срочные, несрочные.

6. По срокам хранения: постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет.


7. По виду оформления: подлинные, копии, выписки и дубликаты.


8.По средствам фиксации: рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотодокументы.

9.По гласности: секретные ( дсп, сов.секретно, конфиденциально), несекретные.


Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр - образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Он устанавливает формат, размеры полей, расположение постоянных и переменных 30 реквизитов (по ГОСТу) Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам - относятся прежде всего постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом и образуют официальный бланк документа.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.


Для организации установлены следующие виды бланков документов:

общий бланк

бланк письма

бланк конкретного вида документа:

Бланки могут иметь как продольное так и угловое расположение реквизитов.

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 20 мм.

верхнее - 20 мм.

правое - 10 мм

нижнее - 20 мм

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможности двоякого понимания текста.

В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы делятся на простые и сложные. Простые, содержащие один вопрос, легче обрабатываются. При составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Текст документа делится на абзацы - простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не больше двух-трех предложений, с абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков.

Тексты сложных, больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Тексты документов на бланках территориальных учреждений системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером № 12 или 14 через интервал 1,5.


2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.


Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказы по основной деятельности бывают двух видов.

- “во исполнение”

- инициативный

Приказы “во исполнение” издаются когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их исполнение в текущей деятельности предприятия.


Инициативным приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя по поводу:

-организации работы предприятия и структурных подразделений;

-планирования и отчетности;

-финансирования;

-оперативного управления.


Основные этапы подготовки приказа:

-инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения); проект приказа готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов.

-сбор и анализ информации по вопросу: изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации; выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

-составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий;

-оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание,

-доведение распорядительного документа до исполнителя.

Проекты приказов готовят и несут ответственность за качество подготовки:

- руководители структурных подразделений;

- должностные лица;

- группа лиц;

Оформление проекта приказа осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления окончательного варианта документа. Если проект распорядительного документа должен пройти сложную процедуру согласования, он первоначально оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова "Проект"


Обязательным является согласование проекта:

- с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте приказа;

- с руководителем делопроизводственной службы;

- с руководителем юридической службы;

- с бухгалтерией (по вопросам финансовой деятельности).


В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

-наименование организации-автора (для учреждений и организаций) в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии - полное);

-название вида документа (ПРИКАЗ);

-дата;

-регистрационный номер;

-место составления или издания;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись;

-визы или гриф согласования.


Заголовок к тексту оформляется по центру документа через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “место составления или издания” от границы левого поля или печатается на бланке. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога “о”, отвечает на вопрос “О чем?”, формулируется с помощью отглагольного существительного (“О создании…”, “Об утверждении…”) и может состоять, как правило, из 3-5 слов, напечатанных через один интервал. Заголовок приказа необходим:

  • для его регистрации и поиска

  • для облегчения восприятия текста приказа.

Правило: сначала составляется, редактируется, “шлифуется” текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть содержит обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога “Для…” или со сложных отыменных предлогов В связи,,,” , “С целью…”, которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

Для организации подготовки и открытия филиала…”,

С целью привлечения дополнительных средств…”,

В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…”

Следует помнить, что предлог “В целях…” до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка..

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами Для…”, “В связи….”, “С целью…” и т.п.

Оборот На основании вышеизложенного…” является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном “во исполнение”, констатирующая часть начинается с предлогов В соответствии…”, “На основании…”, “В связи…”, “Во исполнение…”, содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2002 № 870 “О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…”

Завершается констатирующая часть словом “ПРИКАЗЫВАЮ:”, которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть:

Составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2000г.”,

Внести с 1 июня 2002г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия”

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

Коммерческому директору С.Ф. Васильеву разработать положение об отделе маркетинга к 25.06.2002”;

Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2002г.”

В случае необходимости руководитель делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу.

Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора А.К. Симонова”

Архаичные обороты типа: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой” при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 34-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, ее расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:



(личная подпись) И.П. Васильев

12.06.2002

Юрисконсульт

(личная подпись) И.Г.Зверев

13.06.2002



Грифы согласования оформляются по образцу:


СОГЛАСОВАНО


Заместитель

начальника

Государственной

налоговой инспекции №33

(личная подпись) И.О.Волков

22.06.2002

СОГЛАСОВАНО


Директор Департамента

инженерного обеспечения

Правительства Москвы

(личная подпись) П.С.Павлов

23.06.2002


Распоряжение - правовой акт издаваемый руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения издают также руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.


3.Характеристика и правила оформления и составления справочно-информационных документов.


Справочно-информационные и справочно-аналитические документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей могут равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях, деловых встречах.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждающиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол - фиксирует не только обсуждающиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания и позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол - составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса выработку решения по нему.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата, номер документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту или на обычных листах формата А4.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации при угловом расположении реквизитов от границы левого поля, а при продольном - по центру документа.

Дата оформляется цифровым способом (01.05.2002) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Датой протокола является дата заседания, а не дата подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату его окончания (например:20-22.10.2003; 20.12.2003-23.12.2003). В протоколах общих собраний акционеров дату рекомендуется приводить буквенно-цифровым способом: 20-21 марта 2003г.

Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года .

В реквизите “Место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления. Заголовок оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “Место заседания”.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково для всех видов протокола.

Вводная часть содержит информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ, с указанием фамилий, инициалов, а при необходимости - должностей присутствующих и приглашенных в именительном падеже. При большом количестве участников совещания (более 15 человек) составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. В протоколе делается отметка: Список участников прилагается.

Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал, после 16 ударов от левого поля на ПК.

В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются, как и предыдущие элементы вводной части, от левой крайней границы документа (нулевого положения табулятора), после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня располагаются по степени сложности, важности и в порядке обсуждения и нумеруются. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов “о” и “об”, нумеруются арабскими цифрами и оформляются с красной строки. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности в родительном падеже.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку “Разное” в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допустима.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участниками заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка : Повестка дня прилагается.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня по каждому вопросу по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВЛИ (РЕШИЛИ), слова печатаются прописными буквами с новой строки.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие, затем со следующей строки указывают инициалы, фамилию докладчика в именительном падеже (наименование должности указывают в повестке дня), после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если доклад застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной пишут: “Доклад прилагается”.

Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости фамилии выступающего указывается наименование должности.

Аналогичным образом оформляются выступления участников.


ВЫСТУПИЛИ:

Ф.И.О., должность -содержание выступления

Ф.И.О., должность -содержание выступления.


В части протокола, связанной с решением собрания (заседания, совещания) указывают результаты принятых решений.


ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

1.1. Утвердить …

1.2. Представить…

1.3. Разработать…


В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных “за”, “против”, “воздержались”, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Особое мнение излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Подписи располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.

Приложения решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), в виде копий или выписок из протокола.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: “за” -5, “против” -3, “воздержались” -0 или “единогласно”. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. В протоколе общих собраний акционеров указывается также количество и процент голосующих акций.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу прикладывается стенограмма, видео- или звукозапись, об этом делается запись после первой части протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось”. Стенограмма прилагается”. Заседание совета директоров записывалось на видеокассету. Видеокассета прилагается”.

К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.


Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть инициативной, информационной, отчетной. Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения, сообщают о выполненной работе, сделанных выводах и предложениях.

Виды докладных записок:


- Внешняя: представляется руководителю вышестоящей организации, оформляется на общем бланке организации, при его отсутствии на стандартном листе бумаги;

Внутренняя: создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя, преследует цель повышения эффективности деятельности организации, составляется на стандартном листе бумаги.

Обязательные реквизиты докладной записки:

- наименование организации (для внутренней наименование структурного подразделения);

- наименование вида документа;

- дата и номер;

- место составления (для внешней докладной записки);

- заголовок к тексту;

- подпись.


Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

Первая часть: изложение фактов и событий, причины, послужившие поводом для ее написания.

Вторая часть: анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.

Третья часть: выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Возможно отсутствие второй части.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.


Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения

Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части – конкретных предложений. Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организациями.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем. В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в компетенции вышестоящего органа.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.


Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:


  • документы, как правило, сопровождающие и поясняющие основной документ (план, отчет);

  • объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.


Обязательные реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- дата;

- номер;

- заголовок;

- адресат;

- подпись.


Текст объяснительные записки второй группы состоит из двух частей:

Первая: содержит факты, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая:  причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.




следующая страница >>