bigpo.ru
добавить свой файл
1
УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы, управляющий делами администрации Красногвардейского

муниципального района

________________________А.А.Петров

21.12.2010


Отчет о работе архивного отдела администрации Красногвардейского муниципального района за 2010 год по основным направлениям деятельности архивного отдела

В соответствии со «Стратегией развития архивного дела в Ставропольском крае в 2009-2020 годах приоритетными задачами развития архивного дела в отчетном году являлись:

-повышение качества и степени доступности населению и организациям информационных услуг;

-сохранение документального наследия народов Ставропольского края в интересах граждан, общества и государства;

-улучшение качества комплектования архивов для повышения информационного потенциала архивного фонда Ставропольского края;

- внедрение информационно-коммуникационных и автоматизированных архивных технологий;

-оптимизацию системы управления и эффективное использование ресурсов;

В этих целях проведена определенная работа:

В сфере правового, организационного, кадрового обеспечения:

разработаны проекты административных регламентов:

-по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий документов, подтверждающих право на владение землей»

-по предоставлению государственной услуги «Выдача копий документов Архивного фонда Ставропольского края, временно хранящихся в муниципальном архиве, подтверждающих право на владение землей»

- по приведению в соответствие с 210 ФЗ и общеотраслевыми подходами административного регламента по оказанию муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», в январе данный проект административного регламента будет размещен на сайте администрации.

2. Сведения о деятельности архивного отдела регулярно предоставляются в администрацию района для размещения их на официальном сайте органов местного самоуправления Красногвардейского района

3. Продолжается внедрение в практику работы архивного отдела административных регламентов Росархива и комитета Ставропольского края по делам архивов оказания государственных услуг по предоставлению архивной информации;

- сроки исполнения тематических и социально-правовых запросов в среднем составляют-20 дней;

- Осуществляется постоянное обновление информационного стенда, а также информирование населения и пенсионного фонда о документах, находящихся на хранении в архивном отделе, и порядке работы архивного отдела.

4.Продолжается внедрение «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Росийской академии наук», а именно:

- ведется реестр описей дел;

-ведется база данных «Архивный фонд»;

Продолжена работа по переводу архивных документов в электронную форму, по созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей и документов оцифровано 536 документов в 80 ед.хр на 860 листах).документов(постановления главы администрации Красногвардейского района за 1992-1994 годы).

1.Обеспечение сохранности и государственного учета документов АФ РФ.

1.1.Улучшено физическое состояние документов

1.Проведена подшивка дел пришедших в негодность из-за частого использования в 2 хфондах-68 ед.хр.

1.Фонд №15. Колхоз им «Свердлова».

1.Фонд №.Р- 119- колхоз «Путь Ильича»


1.4.Картонирование документов.

Закартанировано-220 ед.хр.

1.Фонд№ 166 Администрация муниципального образования Коммунаровского сельсовета-81 ед.хр за 2003-2006 годы

2.Фонд №165 Администрация муниципального образования села Преградного-54 ед.хр.2003-2006 годы

3.Фонд №158 Администрация муниципального образования села Красногвардейского-58 ед.хр.2003-2005 годы

4. Администрация муниципального образования села Покровского-8 ед.хр.-2003 год

5.Фонд №162. Администрация муниципального образования села Новомихайловского-19 ед.хр.-2004-2005 годы

1.5. Проведена проверка наличия и состояния документов в 2х фондах документов постоянного хранения- 1004 ед.хр.

1.Фонд №Р- 119 колхоз «Путь Ильича»-476 ед.хр

2.Фонд № Р- 41-колхоз «Первое Мая»-518 ед.хр.

Необнаруженных дел нет

2. Формирование архивного фонда РФ. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений организацией и предприятий.

2.1.Приняты на хранение документы постоянного срока хранения:

В 2010 году поступило 370 ед.хр., в том числе:

Постоянного хранения (прием)-220 ед.хр

1.Фонд№ 166 Администрация муниципального образования Коммунаровского сельсовета-81 ед.хр за 2003-2006 годы

2.Фонд №165 Администрация муниципального образования села Преградного-54 ед.хр.2003-2006 годы

3.Фонд №158Администрация муниципального образования села Красногвардейского-58 ед.хр.2003-2005 годы

4. Администрация муниципального образования села Покровского-8 ед.хр.-2003 год

5.Фонд №162. Администрация муниципального образования села Новомихайловского-19 ед.хр.-2004-2005 годы

Документы по личному составу в количестве 150 ед.хр..

1. Красногвардейское племпредприятие-62 ед.хр. за 1964-2006 годы.

2. Дмитриевское сельпо-88 ед.хр. за 1952-2004 годы.

Приняты на хранение 5 фотодокументов от участников ВОВ.

2.3. На ЭПК утверждены описи на 152 ед.хр. постоянного срока хранения;

1.Отделение федерального казначейства по Красногвардейскому району-152 ед.хр.

Документы по личному составу-21 ед.хр.

Утверждена опись на фотодокументы (5 ед.хр.)

2.4.Оказана методическая и практическая помощь предприятиям , учрежде -ниям и организациям по вопросам ведения архивного дела и по темам

По вопросам ведения архивного дела:

1.Управление сельского хозяйства(составление номенклатуры дел, положений об ЭК и архиве)

2.ЦРБ ( проведена проверка условий хранения документов оказана помощь в составлении номенклатуры дел, положений об ЭК и архиве)

2.по темам

1.Отделение федерального казначейства по Красногвардейскому району

(оказана методическая и практическая помощь в подготовке документов к передаче на постоянное хранение.)

2.5. Было проведено 2 семинара с управляющими делами и ответственны ми за делопроизводство по темам «Правила хранения документов в организациях – источниках комплектования» , «Составление номенклатуры дел в соответствии с новым перечнем» Присутствовало 46 человек.

3. Создание информационно - поисковых систем. Научная информация и использование документов.

3.4 Закатологизировано 14 единиц хранения фонда Красногвардейской районной администрации. Составлено 200 карточек.

2. Фотодокументы-5ед.хр.составлено 5 карточек


3.6.Ведение базы данных «Архивный фонд»

Внесено 2100 ед.хр.

Количество внесенных записей-2100

3.7.Ведение тематических баз данных:

Внесено всего- 190 организаций.

Действующих-120 организаций

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

4.1. Сделана одна подборка документов для статьи в газете к Дню работников архивов.

Проведена одна выставка документов к празднованию Дня Победы совместно с музеем. Присутствовало 40 человек.

Проведена одна экскурсия по музею школьников 9 класса районной гимазии

4.2.С документами в архиве работало 15 исследователей, выдано 56 документов.

4.3. Всего было исполнено1133 запроса социально-правового характера.

Все запросы были исполнены в установленные законодательством сроки.

С положительным результатом-1112 запросов.

4.4. Исполнено 152 тематических запроса.

Пользователи архивной информации -11358 человек.

4.6 Всего было выдано пользователям-6286 ед.хр.

Из них в читальный зал56 ед.хр.

Сотрудникам архива-6230 ед.хр.

5. Укрепление материально-технической базы.

Приобретено- коробки для хранения документов, компьютер, мебель для посетителей

Начальник архивного отдела

администрации Красногвардейского

муниципального района. Т.В.Рагулина

22.12.2010


УТВЕРЖДАЮ

Заместитель главы, управляющий делами администрации Красногвардейского

муниципального района

________________________А.А.Петров


Отчет о работе архивного отдела администрации Красногвардейского муниципального района за 2009 год по основным направлением деятельности архивного отдела.

Основным направлением деятельности архивного отдела администрации Красногвардейского муниципального района в 2009 году было дальнейшее совершенствование архивного дела в районе, в соответствии с законодательством, выполнение постановлений и распоряжений главы администрации Красногвардейского муниципального района по вопросам архивного дела, решений коллегии и приказов комитета по делам архивов Ставропольского края. Большое внимание в 2009 году было уделено вопросам совершенствования хранения архивных документов в организациях, их учету, обработке, комплектованию, организационно - методическому руководству деятельностью архивов организаций, внедрению в практику работы основных положений " Закона Ставропольского края об Архивном фонде Ставропольского края и архивах", "Регламента государственного учета документов АФРФ», информированию органов государственной власти по вопросам деятельности отдела.

Определенная работа была проведена по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций по упорядочению описанию и приему в архив документов этих предприятий. В 2009 году были приняты документы по личному составу от 2х учреждений.

В рамках внедрения административного регламента государственной услуги по предоставлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан, проведено сокращение сроков выдачи справок социально-правового характера до 15-20 дней, осуществлялось постоянное обновление информационного стенда а также информирование населения и пенсионного фонда о документах находящихся на хранении в архивном отделе и порядке работы архивного отдела.

Продолжена работа по внедрению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Проведены занятия по изучению правил с работниками архивного отдела, управляющими делами, сотрудниками музея. Приобретены 18 металических стеллажей, закончена работа по составлению листов фондов, ведению реестра описей дел, продолжена работа по пополнению базы данных «Архивный фонд 4» и «Каталога сведений о местонахождении документов по личному составу».

В базу данных «Архивный Фонд 4» По состоянию на 1 января 2010 года введено 7100 ед.хр,

Начата работа по переводу архивных документов в электронную форму, по созданию современных информационно-поисковых систем на основе оцифровки описей. Оцифровано 24 описи, в электронную форму переведено-68 документов(постановления главы администрации Красногвардейского района за 1992 год).

Фактов утраты документов постоянного хранения и по личному составу в организациях по состоянию на 01.01.2009 года нет. Новых площадей для хранения документов в 2009 году не предоставлялось.

1.Обеспечение сохранности и государственного учета документов АФ РФ.

1.1.Проведено улучшение физического состояния документов

1.Проведена подшивка дел пришедших в негодность из-за частого использования с ремонтом листов

В 4-х фондах -20 ед.хр. /176 листов

1.Фонд №.Р- 5/921- колхоз «Победа».

2. Фонд № Р-15колхоз им. «Свердлова»

3. Фонд № Р-142 Управление сельского хозяйства»

4.Фонд № Р- 41-колхоз «Первое Мая».

2. Проведена подшивка дел 3-х фондах- 15 ед.хр.,

1.Фонд №Р- 55 Колхоз им «Жданова»

2. Фонд №Р- 119 Колхоз «Путь Ильича»

3. Фонд № Р- 41-колхоз «Первое Мая»


1.4.Картонирование документов.

Закартанировано-153 ед.хр.

1.Фонд№ 160 Администрация муниципального образования Привольненского сельсовета-75 ед.хр.

2.Фонд № 169Администрация муниципального образования Медвеженского сельсовета-78 ед.хр.

1.5. Проведена проверка наличия и состояния документов в 2х фондах документов постоянного хранения- 1111 ед.хр.

1.Фонд №Р- 150 колхоз «им. 24 Партсъезда»-593 ед.хр

2.Фонд № Р- 41-колхоз «Первое Мая»-518 ед.хр.


Проведена проверка наличия в 2 фондах документов по личному составу- 403 ед.хр.

1.КРУООС

2.Маслосырзавод


Формирование архивного фонда РФ. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений организацией и предприятий.

Приняты на хранения документы постоянного срока хранения от 2 муниципальных учреждений в количестве 153ед. хр., а также по личному составу в количестве 296 ед. хр. от 2х предприятий.

2.1.Приняты на хранение документы постоянного срока хранения:

1.Фонд№ 160 Администрация муниципального образования Привольненского сельсовета-75 ед.хр за 1999-2003 годы

2.Фонд № 169Администрация муниципального образования Медвеженского сельсовета-78 ед.хр. за 1997-2003годы

Приняты на хранения документы по личному составу в количестве 296 дел.

1. Отдел культуры администрации Красногвардейского района-168 ед.хр.

2. Красногвардейское АТП-128 ед.хр.

Приняты на хранение 3 фотодокумента от участников ВОВ.


2.3. На ЭПК утверждены описи на 202 ед.хр. постоянного срока хранения;

1.Администрация муниципального образования Медвеженского сельсовета

2.Администрация муниципального образования села Преградного

Документы по личному составу-28 ед.хр

Утверждены описи 3-х фотодокументов .

2.4.Оказана методическая и практическая помощь предприятиям , учрежде -ниям и организациям по вопросам ведения архивного дела и по темам

По вопросам ведения архивного дела:

1.Управление сельского хозяйства

2.Администрация муниципального образования села Лад-Балка

3.Администрация муниципального образования села Новомихайловского

4.Администрация муниципального образования села Преградного

По темам - администрация муниципального образования Медвеженского сельсовета (оказана методическая и практическая помощь в подготовке документов к передаче на госхранение.)

2.5. Был проведен 1 семинар с управляющими делами и ответственны ми за делопроизводство по темам «Правила хранения документов в организациях – источниках комплектования» Присутствовало 36 человек.

3. Создание информационно - поисковых систем. Научная информация и использование документов.

3.4 Закатологизировано 50 единиц хранения фонда Красногвардейской районной администрации-24 ед. хр.

2. Фотодокументы-26 ед.хр.

3.5. Составлено 403 тематические карточки.

3.6.Ведение базы данных архивный фонд

Объем базы данных архивный фонд составляет-14,5 мб.

Количество внесенных записей-7100

3.7.Ведение тематических баз данных:

Внесено- 140 организаций.

Объем баз данных составляет-12,8 мб

4. Предоставление информационных услуг и использование документов

4.1. Написана одна статья в газете к дню работников архивов.

Проведена одна выставка документов к празднованию дня Победы совместно с музеем. Присутствовало 40 человек.

4.2.С документами в архиве работало 28 исследователей, выдано 122 документа.

4.3. Всего было исполнено1936 запросов социально-правового характера.

Все запросы были исполнены в установленные законодательством сроки.

С положительным результатом-1728 запросов.

Исполнено запросов по документам по личному составу-1216

По документам постоянного срока хранения-720

4.4. Исполнено 720 тематических запросов.

Пользователи архивной информации -2040 человек.

4.6 Всего было выдано пользователям-5642 ед.хр.

Из них в читальный зал122 ед.хр.

Сотрудникам архива-5520 ед.хр.

5. Укрепление материально-технической базы.

Приобретено-18 металических стеллажей, компьютер, 2 принтера, стол, стулья, холодильник


Начальник архивного отдела

администрации Красногвардейского

муниципального района. Т.В.Рагулина