bigpo.ru
добавить свой файл
1


Федеральное агентство связи

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Сибирский Государственный Университет Телекоммуникации и Информатики


Контрольная работа

по предмету «Документирование управленческой деятельности»


Выполнил: Халтурин Д.А. группа 081э

Проверил:


Новосибирск 2011

Содержание


Список литературы 20



Введение


На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

организационные документы;

распорядительные документы;

информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).


1. Документирование управленческой деятельности предприятия

1.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления


В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.


Реквизиты:

“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

“Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.

“Наименование структурного подразделения” – применяется только внутри предприятия.

“Адресные данные предприятия” – используются только при переписке.

“Название вида документа” – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.

“Дата” – оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

“Индекс” – регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

“Ссылка на индекс и дату входящего документа” – проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

“Место составления или издания” – указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

“Гриф ограничения доступа к документу” – указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.

“Адресат” – располагается в правом верхнем углу документа.

“Гриф утверждения” – должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

“Резолюция” – включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.

“Заголовок к тексту” – содержит краткое содержание документа.

“Отметка о контроле” – только тех документов, которые взяты на контроль.

“Текст” – содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

– краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

– объективность и достоверность информации;

– составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

– структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.

– широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

“Отметка о наличии приложения” – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

“Подпись” – входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

“Гриф согласования” – состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.

“Виза” – используют для внутреннего согласования документов.

“Печать” – ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.

“Отметка о заверении копии” – проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

“Фамилия исполнителя и номер его телефона” – располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.

“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” – для последующего хранения и использования в справочных целях.

“Отметка о поступлении” – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.


1.2. Требования к бланкам документов


Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.


1.3. Правила машинописного оформления документов


Основные правила при оформлении документов:

– текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

– первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

– реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

– реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

– расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

– если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

– точку в конце заголовка не ставят;

– в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

– номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.


1.4. Подготовка и оформление основных видов документов

Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами являются :

устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.


Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу.

Распорядительными документами являются:

приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.


Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно - справочными документами являются:

протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.


ООО «Медиа-групп»


ул. Красивая, 59, г. Новосибирск, 630123

Телефон: (383-2) 258-24-35; е-mail: m-grupp@bk.ru

ОКПО 7728058792, ИНН/КПП 18147620


Генеральному директору

ООО «Новотелеком»

О.В. Игнатенко


Гарантийное письмо


ООО " Медиа-групп ", ( № 266648 от «11» Июля 2011 г.) гарантирует, что погасит задолженность перед ООО «Новотелеком» в размере абонентской платы за 1 (Один) месяц оказания услуги internet в рамках тарифа «Выгодный 1024» а именно 2 000 (Две тысячи) рублей. А также стоимость подключения 1000 (Одна тысяча) рублей. Все суммы с НДС.


Оплату гарантируем в случае успешно реализованного монтажа кабеля по адресу Восход 3.


Данную оплату гарантируем в рамках 7 календарных дней, начиная со дня проведения монтажных работ.


С уважением

________________________ ____________________

М.п.


« ___ » ___________ 2011 года


ООО «Медиа-групп»


ул. Красивая, 59, г. Новосибирск, 630123

Телефон: (383-2) 258-24-35; е-mail: m-grupp@bk.ru

ОКПО 7728058792, ИНН/КПП 18147620


05.12.2011 г. № 71/04.1.6-07/08 Начальнику мадиа-отдела

на №______от___________ А.А. Колобкову


О совещании


Доводим до Вашего сведения, что 8 декабря 2011 г в 10.00 состоится совещание IT-отдела по вопросам повышения посещаемости проекта «Медиа-ок».

Совещание будет проводиться в главном офисе по адресу ул. Красивая, 59.


С уважением


Начальник

IT-отдела ______________ В.Л. Кулибин


Начальнику IT-отдела

Кулибину В.Л.

от Кукиной В.В


Уважаемый, Виктор Леонидович!


С предложением расторгнуть трудовой договор от 18.10.2010 № 15/к на основании пункта 1 статьи 77 ТК РФ согласна, если моим последним рабочим днем будет 30 декабря 2011 года. Прошу выплатить мне выходное пособие в размере двух окладов.

Спорные вопросы готова обсудить.


ООО «Медиа-групп»


ПРОТОКОЛ


19.12.2011 №10

производственного собрания коллектива


Председатель – Кулибин Виктор Леонидович

Секретарь – Елена Андреевна Уточкина

Присутствовали: 15 человек (список прилагается).


ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Отчет медиа-отдела о проделанной работе за период 2010-2011 годы.


СЛУШАЛИ:

Колобков А.А. – Развитие проекта «Медиа-ок» за прошедший 2011 год (Текст доклада прилагается)


ВЫСТУПИЛИ:

Волкова Т.И. – предложила на должность контентмейкера проекта «Медиа-ок» назначить Фролава К.А.


РЕШИЛИ:

  1. Признать работу медиа-отдела отличной.

  2. Утвердить кандидатуру Фролава К.А. на должность контентмейкера проекта «Медиа-ок»

В голосовании приняли участие все присутствующие. Решения приняты единогласно.


Председатель подпись В.Л. Кулибин

Секретарь подпись Е.А. Уточкина


ООО «Медиа-групп»


Отдел системного Начальнику IT-отдела К.Н.Петрову

администрирования


ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА


18.12.2011г.


О проверке технического состояния

серверного помещения по адресу Восход 3


Согласно Вашего поручения по проверке технического состояния серверного помещения по адресу Восход 3, 17.12.2011г. был проведен осмотр серверных стоек №№ 2-6.

Все сервера в удовлетворительном состоянии, сервера №№ 1 и 2 нуждаются в замене жёстких дисков. Прошу взять на контроль выявленные нарушения.


Начальнику IT-отдела

Кулибину В.Л.

от Кукиной В.В


Объяснительная.


Я, переводчик ООО ООО «Медиа-групп» Козина В.Д., опоздала на работу 05.01.2011, поскольку это был официальный нерабочий праздничный день, установленный статьей 112 ТК РФ, а письменного согласия на работу в этот день я не давал.

Прошу оплатить мне фактически отработанное 05.01.2011 время в количестве 6 (шести) часов в двойном размере.


ООО «Медиа-групп»


ПРИКАЗ № 45


г. Новосибирск

15.12.2011г.


ОБ ОТМЕНЕ ПРИКАЗА № 40 от 01.11.2011 года

 

ПРИКАЗЫВАЮ:
отменить приказ об увольнении Иванова Ивана Ивановича № 40 от "01" сентября 2011 года.

Основание: решение суда __________________ от "10" декабря 2011 года


Директор ФИО __________________________


ООО «Медиа-групп»


ул. Красивая, 59, г. Новосибирск, 630123

Телефон: (383-2) 258-24-35; е-mail: m-grupp@bk.ru

ОКПО 7728058792, ИНН/КПП 18147620


РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Новосибирск


23.12. 2010г. № 92-п


О проведении ремонтных работ


В связи с аварийным состоянием серверного помещения по адресу Гоголя 22

ОБЯЗЫВАЮ


1. Провести ремонтные работы в серверного помещении

Ответственный – начальник ремонтно-технической службы Каримов Р.Г. Срок исполнения – 21.12.11г.

заместитель Генерального директора Вологдов Иван Григорьевич.

2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на системного администратора Кролова Е.И.


Директор подпись Кулибину В.Л.


ООО «Медиа-групп»


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


23.04.2011

Системного администратора


I. Общие положения


  1. Системный администратор относится к категории специалистов.

  2. На должность системного администратора назначается лицо, имеющее профильное профессиональное образование, опыт технического обслуживания и ремонта персональных компьютеров и оргтехники, знающее основы локальных сетей (стек протоколов TCP/IP, сетевое оборудование, принципы построения локальных вычислительных сетей) .

  3. Системный администратор должен знать:

    1. Технические характеристики, назначение, режимы работы, конструктивные особенности, правила технической эксплуатации оборудования локальных вычислительных сетей, оргтехники, серверов и персональных компьютеров.

    2. Аппаратное и программное обеспечение локальных вычислительных сетей.

    3. Принципы ремонта персональных компьютеров и оргтехники.

    4. Языки и методы программирования.

    5. Основы информационной безопасности, способы защиты информации от несанкционированного доступа, повреждения или умышленного искажения.

    6. Порядок оформления технической документации.

    7. Правила внутреннего трудового распорядка.

    8. Основы трудового законодательства.

    9. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.




  1. Назначение на должность системного администратора и освобождение от должности производится приказом директора по представлению руководителя отдела IT.

  2. Системный администратор подчиняется непосредственно руководителю отдела IT.


II. Должностные обязанности системного администратора


Системный администратор:

  1. Устанавливает на серверы и рабочие станции операционные системы и необходимое для работы программное обеспечение.

  2. Осуществляет конфигурацию программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.

  3. Поддерживает в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов и рабочих станций.

  4. Регистрирует пользователей локальной сети и почтового сервера, назначает идентификаторы и пароли.

  5. Осуществляет техническую и программную поддержку пользователей, консультирует пользователей по вопросам работы локальной сети и программ, составляет инструкции по работе с программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей.

  6. Устанавливает права доступа и контролирует использование сетевых ресурсов.

  7. Обеспечивает своевременное копирование, архивирование и резервирование данных.

  8. Принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования.

  9. Выявляет ошибки пользователей и программного обеспечения и принимает меры по их исправлению.

  10. Проводит мониторинг сети, разрабатывает предложения по развитию инфраструктуры сети.

  11. Обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия.

  12. Осущестляет антивирусную защиту локальной вычислительной сети, серверов и рабочих станций.

  13. Готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования.

  14. Осуществляет контроль за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций.

  15. Сообщает своему непосредственному руководителю о случаях нарушения правил пользования локальной вычислительной сетью и принятых мерах.



III. Права системного администратора


Системный администратор имеет право:

  1. Устанавливать и изменять правила пользования локальной вычислительной сетью.

  2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

  3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

  4. Требовать от руководства обеспечения организационно - технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.



IV. Ответственность системного администратора


1. Системный администратор несет ответственность за:

1.1. Нарушение функционирования сети вследствие вследствие ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей.

1.2. Несвоевременную регистрацию выделенных IP адресов.

1.3. Несвоевременное уведомление руководства о случаях нарушения правил пользования локальной вычислительной сетью.

2. Системный администратор привлекается к ответственности:

2.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

2.3. За причинение материального ущерба компании - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.


СОГЛАСОВАНО:

Руководитель
IT-отдела:

подпись

В.Л. Кулибин




Начальник
юридического отдела:

подпись

А.Л. Огурцов




С должностной инструкцией ознакомлен:

Системный администратор


подпись


Н.Я.Хромин






Список литературы


  1. Лекции по предмету «Документирование управленческой деятельностью

  2. Бланки документов