bigpo.ru
добавить свой файл
1 2


СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1 ЗНАЧЕНИЕ ОТМЕТОК НА ДОКУМЕНТАХ В ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТА 7

1.1 Сущность и состав реквизитов документов 7

1.2 Значение отметок на документах в организации

документооборота 11

ГЛАВА 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТМЕТОК

НА ДОКУМЕНТАХ 15

2.1 Оформление отметок о поступлении документа в организацию и о

контроле 15

2.2 Оформление отметок об исполнении документа и направлении его в

дело и об исполнителе 18

2.3 Оформление отметок о наличии приложений и о заверении копии 20

2.4 Оформление отметки «Резолюция» 23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 27

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 28

ПРИЛОЖЕНИЯ 30


ВВЕДЕНИЕ


Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа1. Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера.

Актуальность темы курсовой работы заключается в особом значении отметок на документах в правильной организации документооборота, способствующей в конечном итоге эффективному управлению.

Объектом курсовой работы являются отметки на документах.

Предметом курсовой работы являются требования к оформлению отметок на документах и их значение.

В ходе написания курсовой работы была изучена научная литература в области делопроизводства. В исследовании использовались работы таких авторов как В.И.Андреева, М.И.Басаков, Т.А.Быкова, М.В.Кирсанова, М.В.Ларин, Т.Н.Кондратьева, Т.А.Панфилова, А.В.Пшенко, В.А.Спивак, М.В.Стенюков, А.Ю.Чуковенков и др.

Особую значимость приобрела работа В.И.Андреевой, в которой подробно описаны практические рекомендации к оформлению всех реквизитов документов, в том числе и отметок на документах.

М.И.Басаков широко раскрывает сущность и состав реквизитов документов.

Оформление служебных документов посвящено в работах М.В.Ларина, основанных на рекомендациях от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003.

Т.Н.Кондратьева и Т.А.Панфилова в составе общего делопроизводства раскрывают особенности и назначение ГОСТ Р 51141098.

М.В.Кирсанова говорит об особенностях современного делопроизводства.

А.Ю.Чуковенков особое внимание уделяет оформлению документов. В его комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003 приведены практические примеры оформления отметок на документах.

Целью курсовой работы является определение значения отметок на документах и рассмотрение требований к их оформлению.

Для достижения поставленной цели определен круг задач курсовой работы:

1. Рассмотреть сущность и состав реквизитов документов.

2. Определить значение отметок на документах в организации документооборота.

3. Рассмотреть требования к оформлению отметок на документах.

Для более полного рассмотрения требований к оформлению отметок на документах использовался Государственный стандарт России – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»1.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.

ГОСТ Р 6.30-2003 имеет следующую структуру:

1. Область применения.

2. Состав реквизитов документов.

3. Требования к оформлению реквизитов документов.

4. Требования к бланкам документов.

5. Приложение А. Схемы расположения реквизитов документов.

6. Приложение Б. Образцы бланков документов.

Так на основании Раздела 2 ГОСТ Р 6.30-2003 был определен состав документов.

С помощью Раздела 3 рассмотрены требования к оформлению отметок на документах, являющихся реквизитами документов.

На основании Приложения А составлены Приложения курсовой работы, в которых отражено расположение отметок на документах, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Также в работе применялся ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1.

ГОСТ Р 51141 – 98 определяет такие понятия как документ. юридическая сила документа, копия документа, заверенная копия документа, унифицированная система документации, реквизит документа, постоянная и переменная части документа, оформление документа, резолюция документа, документооборот, контроль исполнения документа и др., которые использовались при написании данной курсовой работы.

Для написания курсовой работы использовались следующие методы: аналитический, собирательный, метод структурирования.

Курсовая работа состоит из Введения, Основного содержания, включающего две главы, Заключения и Приложений.

В первой главе рассматриваются сущность и состав реквизитов документов, определяется значение отметок на документах в организации документооборота. Во второй главе рассматриваются требования к оформлению отметок на документах.

В Приложениях отражены схемы расположения отметок на документах и приведены примеры их оформления.


ГЛАВА 1 ЗНАЧЕНИЕ ОТМЕТОК НА ДОКУМЕНТАХ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА


1.1 Сущность и состав реквизитов документов


Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое). Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов, называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»1 является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»1 (ОКУД) (класс 0200000). Но поскольку, УСОРД на практике фактически не используется, положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам, независимо от того, входит та или иная унифицированная форма в УСОРД или нет.

В замен существовавших ранее 29 реквизитов по ГОСТ Р 6.30-97, ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.

Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документов в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть не одинаковым.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.)1.

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.).

Таким образом, реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов. Реквизиты делятся на обязательные (постоянные и переменные) и необязательные. Отдельную группу составляют «отметки» на документах.


1.2 Значение отметок на документах в организации документооборота


Реквизиты документов, которые называются «отметками», играют важную роль в делопроизводстве, так как без них невозможно правильно организовать документооборот, контроль исполнения документов и формирование документов в дела. Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

Рассмотрим отметки на документах в порядке их расположения в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Состав отметок на документах приведен в Приложении 1.

1. Реквизит 17 – «Резолюция».

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Так, резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение»1 закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

2. Реквизит 19 – «Отметка о контроле».

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом. Ее цель - напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3. Реквизит 21 – «Отметка о наличии приложения».

Значение данного реквизита заключается в том, что, если документ имеет приложения, названные в тексте, о них делается отметка.

4. Реквизит 26 – «Отметка о заверении копии».

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу»1. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Следовательно, отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

5. Реквизит 27 – «Отметка об исполнителе».

 Данный реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе.

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

6. Реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения.

7. Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа в организацию».

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит, прежде всего, для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Таким образом, несмотря на то, что «отметки» на документах не относятся к обязательным реквизитам, они имеют важное информационное значение в правильной организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования документов в дела.


ГЛАВА 2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОТМЕТОК НА ДОКУМЕНТАХ


2.1 Оформление отметок о поступлении документа в организацию и о контроле


Требования к оформлению документов закрепляет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов»1.

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа2.

Пример оформления реквизита 29 - «Отметка о поступлении документа в организацию» приведен в Приложении 15.

Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит, прежде всего, для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В процессе контроля исполнения документов можно выделить:

- контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель организации (или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. По своей сути такой контроль - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение1.

Контроль за сроками исполнения документов в крупной организации осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- снятие документов с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право поставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»1.

Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита 19 - «Отметка о контроле» приведена в Приложениях 5 и 6.

Пример оформления отметки о контроле приведен в Приложении 7.


2.2 Оформление отметок об исполнении документа и направлении его в дело и об исполнителе


Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Реквизит 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело) - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ1.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:


Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата


Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена в Приложении 13.

Пример оформления реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» приведен в Приложении 14.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:


В.А. Жуков

924 45 67


Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе» приведен в Приложении 11.

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена в Приложении 12.


2.3 Оформление отметок о наличии приложений и о заверении копии


Если документ, имеет приложения, на нем должна быть сделана об этом отметка.

Отметку о наличии приложения – реквизит 21, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:


Приложение: на 5 л. в 2 экз.


Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:


Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов

Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.


Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:


Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.


В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319


Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251


Пример оформления реквизита 21 - «Отметка о наличии приложения» в письме приведен в Приложении 8.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Схема его расположения приведена в Приложении 9.

В случае необходимости создания копии документа эту копию необходимо заверить.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:


Верно

Инспектор службы кадров               Личная подпись          Т.С. Левченко

Дата


Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.)1.

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Не следует путать делопроизводственное заверение копий документов и выписок из них с нотариальным заверением (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия и др.)2.

Реквизит 26 - «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена в Приложении 10.


2.4 Оформление отметки «Резолюция»


В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

- работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;

- работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;

- работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица1. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

1) прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи);

2) прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации;

3) косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом;

4) в виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника.

Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Так, резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:


Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.


Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2009

Личная подпись

Дата


Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа1.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте2 (Приложение 2).

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.

Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальным (определяемый содержанием документа и трудоемкостью и сложностью задания).

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом3.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Несмотря на то, что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена в Приложении 3 и 4.

Таким образом, несмотря на то, что отметки на документах не являются обязательными реквизитами, они имеют очень важное значение в правильной организации документооборота предприятия и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».


ЗАКЛЮЧЕНИЕ


Итак, в ходе написания курсовой работы была достигнута ее цель: определено значение отметок на документах и рассмотрены требования к их оформлению.

В ходе достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

1. Изучены сущность и состав реквизитов документов.

2. Определено значение отметок на документах в организации документооборота.

3. Рассмотрены требования к оформлению отметок на документах.

Подводя итоги, следует отметить, что реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов и требования к их оформлению устанавливает ГОСТ Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав отметок на документах включаются:

1.Резолюция.

2. Отметка о контроле.

3. Отметка о наличии приложения.

4. Отметка о заверении копии.

5. Отметка об исполнителе.

6. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

7. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметки на документах не являясь обязательными реквизитами, тем не менее имеют важное значение в правильной и эффективной организации документооборота любой организации (учреждения, предприятия), поэтому к их оформлению должно быть обращено пристальное внимание.


СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ


1 ИСТОЧНИКИ

1.1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

1.2 ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд - во стандартов, 1998. – 8 с.

1.3 ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) // ИУС Национальные стандарты. 2009. № 8.


2 ЛИТЕРАТУРА

2.1 Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. - М.: ЗАО Интел - Синтез, 2006. - 184 с.

2.2 Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. и доп. / М.И.Басаков, О.И.Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 384с.

2.3 Делопроизводство: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

2.4 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

2.5 Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 4-е изд. / М.В.Кирсанова. - Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312с.

2.6 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / под ред. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – 438с.

2.7 Ларин, М.В, Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: МЦФЭР, 2003. - 112 с. - (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2003).

2.8 Панфилова, Т.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / Т.А.Панфилова, Т.Н.Кондратьева. - Тюмень: Издательство ТГУ, 2003. - 260с.

2.9 Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.

2.10 Спивак, В.А. Делопроизводство / В.А.Спивак. - СПб.: Герда, 2007. – 113с.


следующая страница >>