bigpo.ru
добавить свой файл
1
Тема раздела: Введение

Тема урока: Средства, условия и области применения оргтехники.


  1. Определение. Выбор оргтехники.

  2. Классификация оргтехники.

  3. Общие требования безопасности при использовании оргтехники.

  4. Контрольные вопросы.


1. Определение. Выбор оргтехники.

Автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис с целью автоматизировать рутинный труд секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Офисные технологии позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно - управленческой связи.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Для солидной фирмы, выбор оргтехники очень важен и обязательным условием внедрения, является обучение персонала работе по использовано оргтехники.

Выбор производится с учетом:

  • Организационной структуры учреждения

  • Функциональных взаимосвязей между его подразделениями

  • Технологии выполнения основные и вспомогательных операций по делопроизводству.

Основными показателями, влияющими па выбор технических средств, является:

  • Объемы и виды документации, при создании которой будет использовано данное средство.

  • Требования к качеству обработки документа.

  • Экономическая эффективность.

  • Долговечность.

  • Надежность

  • Ремонтопригодность.



Средства оргтехники для офиса фирмы могут включать в свой состав следующие устройства и оборудование:

  • персональный компьютер

  • телефоны и радиотелефоны

  • мини АТС

  • факсимильный аппарат

  • копировальный аппарат

  • машину для уничтожения документов и др.

(назад)


^ 2. Классификация оргтехники.

С учетом современных тенденций развития и состояния рынка оргтехники можно предложить следующий вариант ее классификации:

  1. средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеров.




  1. средства копирования и оперативного размножения документов средства электрографического копирования (ксероксы), средства фотокопирования, средства термокопирования, средства изографического копирования (дубликаторы), средства гектографической (спиртовой) печати, средства оперативной офсетной печати.




  1. Средства обработки документов - адресовальные машины, маркировальные машины, фальцевальные машины, брошюровальные, переплетные, уничтожающие машины, машины для нанесения защитных покрытий и т. д.




  1. Средства хранения, поиска и транспортировки документов - первичные средства хранения документов (папки, файлы, визитницы), вторичные средства хранения (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.), картотеки и картотечное оборудование, транспортеры и контейнеры, электронные средства хранения документов.




  1. Средства административно-управленческой связи - телефонная, телеграфная, пейджинговая, сотовая, факсимильная, спутниковая, а также теле-, видео- и конференцсвязь.




  1. Специализированнее оборудование - специальное оборудование предназначенное для конкретного вида предприятия, а также охранная система безопасности офиса, сие тема терморегуляции и т. д.




  1. Канцелярские товары и расходные материалы - настольные приборы, химические средства, различные виды бумаги и т. д.

(назад)


^ 3. Общие требования безопасности ни использовании оргтехники.

  1. Устанавливать технику необходимо на ровную, устойчивую поверхность без выступов.

  2. Не ставить оборудование туда, где оно будет подвергаться воздействию прямых солнечных лучей.

  3. Нельзя ставить оборудование вблизи чайников, увлажнителей воздуха, батарей центрального отопления и т. д.

  4. Не ставить технику туда, где нет достаточной вентиляции.

  5. Температура и влажность в помещении должны отвечать требованиям по эксплуатации оргтехники.

  6. Оборудование следует устанавливать вблизи розетки электропитания, предварительно убедившись, что она рассчитана на определенную нагрузку и обеспечить свободный доступ к ней.

  7. Никогда не хранить рядом с техникой канцелярские скрепки и кнопки в избежания их попадания во внутрь оборудования.

  8. Использовать всегда расходные материалы той марки, которая указана в инструкции.

  9. Тонер и бумагу храните в прохладном месте при низкой влажности, в закрытой коробке.

(назад)


  1. Контрольные вопросы

        1. Дайте определение организационной техники.

        2. По какому признаку можно классифицировать "технические средства офиса?

        3. Перечислите принципы составления комплектов средств оргтехники.

(назад)